Microsoft Sharepoint Portal Server bir doküman yönetim sisteminde aşağıdaki özellikleri kapsamaktadır;
- Doküman check-in/check-out (belgenin üzerinde ortak çalışma) SPPS 2001Office 2000 ve Office XP’nin menülerinden direkt olarak erişilebilecek check-in ve check-out özelliklerini sunmaktadır.Office belgelerini açarken otomatik olarak check-out yapma ya da saklama durumlarında otomatik olarak check-in yapma özellikleri, kullanıcı hatalarından dolayı belgelerin sistemin dışında kalmasına engel olmaktadır.
- Versiyon kontrolü (istenen versiyona geri dönebilme ve versiyonların takibi) SharePoint Portal Server’ın belge düzenleme, düzenlenmiş belgeyi kısaltma ve eski haline geri çevirme gibi belge yönetimi ve takibi özelliklerinden yararlanarak belge üzerinde daha önceden yapılan değişiklikleri izleyebilirsiniz.
- Yayınlanma (belgelerin bir onay mekanizmasından geçerek intranette yayınlanması) Belge onay sürecini doğrudan uygulamadan planlayabilirsiniz. Bu süreçte kullanıcılar, belgelerle ilgili olarak doğrudan belge içerisinde seri veya paralel onay süreçleri belirleyebilirler.
- Güvenlik (belgelere herkesin hakları ölçüsünde erişebilmesi) Genel kullanıma yönelik belgeleri yayımlamak ve oluşturmak için tek adımlı bir süreç yardımıyla belge güvenliğini kolayca yönetebilirsiniz.. Erişim denetimi, çalışan kişi tarafından yönetilmektedir. Bu şekilde yöneticiler çalışma alanına üye ekleyebilir ve burada yayımlanan içerik ile ilgili olarak güvenliği denetleyebilirler.
- İndeksleme ve arama (belgelere birer profil atanması, belgenin içindeki kelimelere göre otomatik olarak kategorize edilmesi ve aranılan kelimelere göre gelen belgelerin görüntülenmesi)
- Belge içi tartışmalar ve Office belgelerine abonelik özellikleri, kullanıcıların değişikliklerden haberdar olmaları.
Yenilenmiş arama teknolojisi:
— SharepointPortal Server’ın esnek bir şekilde arama yapmaya olanak veren kullanıcı ara yüzü, kullanıcıların lokal dil, mantıksal ve diğer sorgu işlemlerini kolayca yapmalarına olanak sağlamaktadır. Ayrıca, kullanıcı ara yüzü sayesinde kullanıcılar arama içerisinde kolayca arama yapabilir; en iyi sonuç ve en ilgiliden en az ilgiliye göre sıralanmış sonuçlar alabilirler.
En önemli kurumsal içeriğe erişim:
— Microsoft Sharepoint Portal Server, bir organizasyonun temel bilgi kaynakları için hazır destek sunmaktadır. Bir sihirbaz ile yönlendirilen ara yüz sayesinde, belirlenmiş koordinatörler (site coordinator) Windows Server dosya sunucularından, Exchange Server Public Folder’ları, Lotus Notes/Domino Server veya herhangi bir web sunucusunda saklanan bilgileri indexleyebilmektedirler.
Microsoft Sharepoint Portal Server 2001, organizasyonel içerik güvenliği talimatlarına uygun hareket ederek, Windows dosya sistemi, Exchange Server Public Folder veya Lotus Notes Server’da bulunan her türlü bilgi ile ilgili güvenlik bilgisini yakalayıp, arama sonuçlarını da kullanıcının güvenlik seviyesine göre sunmaktadır. Microsoft Sharepoint Portal Server 2001, uygulama geliştiricilerin diğer içerik kaynaklarını indeksleyebilmelerine olanak veren bir uygulama programlama ara yüzü (API) desteğini de sunarak, bu sayede organizasyonların tam olarak aradıkları içeriğe ulaşabilmelerini sağlıyor.Sharepoint Portal Server, aynı zamanda Office 95, Office 97, Office 2000 ve Office XP belgeleri, HTML belgeleri, TIFF belgeleri ve metin belgeleri hazır desteği gibi en sık kullanılan belge türlerine erişim sağlıyor. WordPerfect, PDF gibi diğer belge türleri de endüstri standardına dayalı filtre modeli sayesinde kullanılabiliyor.
Bilgilerdeki değişikliklerden haberdar olma:
— Microsoft Sharepoint Portal Server’ın kullanıcı üyelik teknolojisi, internet haber gruplarındaki yüz binlerce kullanıcı için tasarlanmıştır. Kullanıcıların takip etmek istedikleri aramalara, belge değişikliklerine veya belirli konu başlıklarına abone olmalarına olanak sağlamaktadır. Bir kullanıcı, portalda belirli bir konu başlığına üye olduğunda, değişiklikler kendisine düzenli aralıklarla veya değişiklik olduğunda hemen portal veya e-posta aracılığıyla bildirilmektedir.Sharepoint, web yöneticilerinin belirli belgeleri veya içeriği öncelikli veya en iyiler olarak belirleyebilmesine olanak vererek, kullanıcıların en iyi bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmesini sağlamaktadır. Bu şekilde belirli bir bilgiye ulaşmak isteyen bilgi çalışanları, ilk olarak aradıkları ile en ilgili olan bilgiye ulaşabilmektedirler.
İlgili içeriği otomatik olarak kategorilendirme:
— Sharepoint’in otomatik olarak kategorilere ayırma teknolojisi, belgelerin belirli bölümleri için bazı kurallar ve anahtar sözcüklerden oluşan ortak bir sözlük kullanıyor. Bu sayede koordinatörler SPPS’yi sunucu tarafından indekslenen içeriği otomatik olarak kategorilere ayıracak şekilde kurabilmektedirler.
