Zaman Yönetimi ‘nin Amacı

Yöneticilerin zamanlarını etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak

 Tanım

Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Zaman, olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir. Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne algılayabilirdik, ne de  ölçebilirdik.

Zaman hayattır. Geri döndürülemez.Ve hiçbir şey onun yerini tutamaz.Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır.Zamanımızı iyi kullanabilmek hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlar almak demektir.

Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta bulunan herhangi işi verimli şekilde yapmaktan daha önemlidir.Verimlilik yerine göre iyidir. Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır.

Bütün diğer kaynaklar gibi,zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir.Zamanın tümünü birden kullanmaya ilişkin olanlara karşı elinde yeterince olduğunu bilerek onu azar azar harcamayı bilenlerin daha ender oluşu, zaman kavramının bir çelişkisidir.

Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır.Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz, ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir.

Zamana  hükmetmek niçin gereklidir ?

–  Yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak.

–  Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak.

–  Zaman ve plânlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek.

–  İşleri kümelendirip,plânlama yapmak becerisini kazandırmak.

 

İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı kontrol altına almak, zamanı yönetmek demektir.Zamanı yönetmek olayları ve olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektir Yetkin yönetici, düşünce modelini yukarıdaki dizinde  beşinciden başlatıp olayları ve olguları kontrol etmeye yönelen yöneticidir.

 

ZAMAN YöNETiMi AŞAMALARI

Hızla geçip giden bir yüzyılda yaşıyoruz. Geçtiğimiz 20. Yüzyılda bilimdeki ve teknolojideki hızlı değişmeye adapte olmak için bizlerde aynı gelişim trendini göstermek zorundayız. Bu nedenle bizlerde bu gelişime adapte mi olmalıyız , yoksa bu gelişimi bizler mi başlatmalıyız? Eğer geleceğe ilişkin bir imza atmak istiyorsak, bu gelişimi bizler başlatmalıyız. Gelişimi başlatmak için de öncelikle geleceği görmeli ve geleceği plânlamalıyız. Bunun için de içinde yaşadığımız şu anki zamanı yönetmeliyiz. Zaman yönetiminin aşamaları aşağıda verilmiştir;

Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır.Eğer bir çalışma sırasında kendinizi doğrudan konuya verebilmişseniz,huzurlu bir ortamda severek ve isteyerek çalışıyorsanız,zaman göreceli olarak çabuk geçer. Buna karşılık okulda yada evde kaygılı bir bekleyiş içinde olduğunuzda zaman duygusal olarak uzaklaşır.

Geleneksel anlatımı ile “bir türlü geçmek bilmez.”Eğer bir hafta size çok çabuk geçti gibi geliyorsa, okul yöneticiliğine çabuk ısındınız, işiniziz seviyorsunuz demektir.

Misyon

Şu anda hemen her kurum belli bir konumda  bulunmaktadır. Örneğin; Microsoft işletmesi computer dünyasında tekel olma yolunda ilerlemektedir. Ancak Microsoft işletmesinin bundan 10 yıl sonra da  dünyada 1 numara olacağını söyleyebilir miyiz? Her işletme gelecekte nerede olacağını bilmek ister. Bu amaçla da kendine yaşamını devam ettirecek olan bir misyon seçer. Bu misyon o işletmenin var olma nedenidir.

İnsanlarda da aynı anlayışı gözlemleyebiliriz. Bizlerde yaşamımızı adayacağımız bir misyon seçer ve bu misyon doğrultusunda yaşamımızı plânlayabiliriz. Örneğin; Karaca Holding’in sahibi Hayrettin Karaca yaşamını doğa ve çevrenin korunmasına adamış ve TEMA vakfını kurmuştur ve yaşantısının büyük bölümünü bu kurumun çalışmalarındaki başarısı için harcamaktadır. Etkili bir zaman yönetimi için bizlerde öncelikle var olma nedenimizi (misyonumuzu) belirlemeliyiz.

Stratejik Hedefler

Belirlemiş olduğumuz misyon doğrultusunda, bu misyonumuz ile ulaşmak istediğimiz hedefler belirleriz. Belirlenmiş olan bu hedeflere ulaşıldığında da misyon tamamlanmış olacaktır. Bu nedenle stratejik hedefler, kurumun veya bireyin misyonunu tamamlayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bizler stratejik hedefleri kısa süreli hedefler ve uzun süreli hedefler olarak iki bölüme ayırıyoruz.

Uzun süreli hedefler

Stratejik hedefleri belli periyotlara böleriz. Genellikle beş yıllık periyotlara bölünen hedefler uzun süreli hedeflerdir. Ülkelerin 5 yıllık kalkınma plânlarını örmek olarak gösterebiliriz.

Kısa Süreli Hedefler

Uzun süreli hedefleri de belli periyotlara böleriz. Genellikle bir veya iki yıllık periyotlara bölünen hedefler kısa süreli hedeflerdir.Günlük yaşamımızda bu hedefler aylar,haftalar boyutunda kısaltılabilir.

Stratejik Plânlama

Misyon ve hedeflerin belirlenmesinden sonra, bu hedeflere ulaşmamızı sağlayacak plânlar yapılmaktadır. Plânlama aşamasında yapılacak ilk işlem kurumun zayıf ve güçlü noktalarının belirlenmesidir. Kurum ve konu ile ilgili veriler toplanır. Yapılacak olan toplantıda  bu veriler ışığında bireyler düşüncelerini aktarırlar. Bu toplantıda öncelikle kurumu tanımaya yönelik sorular sorulur. Bu sorular aşağıda verilmiştir.

 

ZAMANIMIZI ÇALAN HIRSIZLAR VE HIRSIZLARIN TUTUKLANMASI

• Acil İşler, Krizler ve Panikler
• Yangın Söndürmek  zevklidir
• Adrenalin Sonrası Çöküntü
• Yangını Söndürenler Terfi Eder Anlayışı
• Anında Ödüllendirilmek

Acil İşler, Krizler ve Panikler

Acil olayların bizi yönetmesine izin veririz. Biz acil işleri yapar ve önemli işleri gözardı ederiz. İşlerin bitimi için verilen sürenin bizi sıkmasına ve hatta boğmasına izin veririz. Eğer işler sadece acil oldukları için yapılsaydı, sürekli kriz ve stres ortamında yaşardık.

Kriz ve panik doğuran ortamlardan yapılması gereken iki önemli etkinlik vardır. Bunlar;

• O an yaşanan sorunla uğraşın, yangını söndürün
• Bu krizin bir daha tekrarlanmaması için yapılması gerekenleri listeleyin.

Kısaca krize neden olan problemi çözün.

Acil işlerden ve krizlerden kurtulmanın tek yolu sorunların nedenini bulmak ve bu sorunları çözmekten geçer.

Yangın Söndürmek Zevklidir

Hiç kimse inkar etmesin. Bizler küçük krizleri severiz. Sert ve uzun süreli çalan telefon, büromuza girip çıkan insanlar, hareketliliğin verdiği zevk ve göz açıp kapayıncaya kadar geçen zaman. Bu tür durumlar eğlencelidir ve kendimizi önemli hissetmemizi sağlar.

Yangınları önlemek ise, büromuzun kapısını kapatıp, düşünmek anlamında gelir ve bu sorun çoğumuz için sıkıcıdır. Hatta bu durumu üretimsizlik olarak nitelendirenler bile vardır. Oysa gerçek tam tersidir. Bizler krizlerin yaşanmamasını  önleyerek verimliliğimizi arttırırız.

Adrenalin Sonrası Çöküntü

Düşünün; şiddetli bir kriz yaşadığınız, dört saat boyunca 6.3 şiddetinde bir kriz geçirdiniz. Adrenaliniz yüksek, kalbiniz müthiş bir hızla çarpıyor ve alnınızdan terler damlıyor, neredeyse düğmelerinizin beden ısınızdan dolayı eriyecek… ve kriz sona eriyor. Şimdi ne yapacaksınız? En güçlü olduğunuz an bitti. Masanızın başına döndünüz.

Beden, kriz anında kalbin daha hızlı ve güçlü çarpmasını sağlar. Bunun sonucunda daha atik davranırsınız. Kan basıncınız yükselir ve kan o an için bedeninizin önemsiz kısımlarından, önemli kısımlarına taşınır. Örneğin;sindirim sistemindeki kan, kriz anında kaslarımıza doğru hareket eder.

Kriz anının bitmesinden sonra beden kendini dengelemeye çalışır. Kan yine tüm organlara yayılır. Böylece enerji düzeyimiz eşdeğer bir düşüş kaydeder. Bunun sonucunda fizyolojik ve psikolojik problemler yaşayabiliriz.

Yorgunluk, stres ve moral bozukluğu çalışmayı engelleyen ve zaman kaybına neden olan öğelerdir.

Yangını Söndürenler Terfi Eder Anlayışı

Her işletme kriz anlarını en iyi şekilde değerlendiren ve sadece yangın  söndürerek yükselen uzmanlar vardır. Ancak bu uzmanlar sadece yangın zamanında verimli çalışırlar. Yangın önlemek gibi bir Faaliyet onların mesleki kariyerlerini olumsuz şekilde etkileyebilir. Bu nedenle her zaman yangın çıkmasını isterler. Böyle bir yöneticisi olanlara sabır diliyorum.

Ancak toplum kalite anlayışı ile oluşan sorun önleme faaliyetleri, yangın önleme konusunda uzman yöneticiler ile başarıya ulaşmaktadır.

      Rahat, Tanıdık, Kolay İşler

Hepimizin sığındığı hobilerimiz ve rahatlama bölgelerimiz vardır. Hepimiz zaman zaman dinlenmeye ihtiyaç duyarız ve kendimizi hırpalanmış hissettiğimizde rahatlatıcı alanlarımıza çekiliriz. Önemli olan ne yaptığımızın farkında olmamız ve bunu mantıklı bir zamanda yapmamızdır.

Tanıdık ve kolay işleri yapmanın en kötü örneği, terfi eden yöneticinin, terfi etmediği işleri önceden yapmasıdır. Bu onun yakından tanıdığı ve kendisine kolay gelen işlerdir. Ancak böyle davranarak iki işi birden mahvetmektedir. Hem yeni sorumluluklarına zaman ayıramamaktadırlar, hem de yerlerine alınan uzmanı rahatsız etmektedir.

Anında Ödüllendirmek

Çoğumuz anında ödüllendirilme isteğiyle yanıp tutuşuruz. Bu amaçla uzun bir faaliyet listesi hazırlarız. Her yaptığımız faaliyetin yanına çarpı işareti koyarak kendimizi rahatlamış hissederiz. Ancak gerçekte böyle değildir. Çünkü bir anlayış doğrultusunda “Önce kolay işleri yap. Sonra zor işlere geç” anlayışı ile hareket edilir. Bu istenmeyen   bir durumdur.

Öncelikleri iyi plânlamanın iki basamağı vardır. Bunlar;

• Daha önemli olan işlere daha çok zaman ayırmak
• Önemli olmayan işleri daha çabuk halletmek

Önemli Olan İşlere Daha Çok Zaman Ayırmak

“Birden fazla öncelik olması, öncelik yok demektir”. Bu özdeyişteki anlam şudur; insanların sadece bir tane özelliği vardır. On tane öncelik olmaz. Eğer iki tane dahi önceliğiniz varsa, önceliğiniz yok demektir.

Yanınızda, yapılması gereken işlerin yazılı olduğu 20 maddelik uzun listeler taşıyabilirsiniz. Ancak bu liste öncelik listesi değildir. Güne, kaldıraç dengesini sağlayacak önemli bir işi önceliğiniz olarak plânlayın. O iş sizin için “günün işi” olsun. Önümüze ne tür aksilikler çıkarsa çıksın o işi bitirin. Unutmayın iki yol var;

• Kaç Kurtul
• Savaş Kazan

Bu basamakta biz, ikincisini seçiyoruz.

 

Önemli Olmayan İşleri Daha Çabuk Halletmek

Zihninizin derinliklerinde çıktığınız son tatili düşünün. Tatilden önce büroda nasıl çalışmıştınız?

Eminim ki,listenizdeki işleri ıslık çalarak incelemişsinizdir. Bu işler için bazı arkadaşlarınızı görevlendirmişsinizdir ve önemsiz işleri de acımadan çöpe atmışsınızdır.

ZAMAN HIRSIZLARI VE KARŞI ÖNLEMLER

Kağıt İşleri

• Masa üstünün temiz olması ile başarı arasında bir ilişki yoktur.
• Gelen kağıtla (evrakla) ilgili ne yapılacağına çabuk karar verin.
• Bir kağıdı bir kez ele alın ve şu dört eylemden birini yapın

1.At

2.Havale et

3.Dosyala

4.Gereğini yap.

Telefonlar

• Bir orta düzey yöneticisi ortalama beş dakikada bir telefona bakmak zorunda kalır.
  • Üst yönetici bunları sekreteri aracılığı ile programa bağlar.
• Toplantılarda harcanan zamanın yarıdan çoğu, boşunadır, ziyan edilmektedir.
• Toplantıların ayrıntılı bir gündemi olmalı ve her gündem maddesi zamanlanmalıdır.
• Toplantıya herkes katılmamalı bir sınırlama olmalıdır,katılması gerekenler katılmalıdır.
• Gündemin bir iki maddesinin görüşülmesi ile ilgili olanlar, o maddeler görüşüldükten sonra ayrılmalıdır.
  • Bazıları  mükemmele ulaşmak için gereğinden çok zaman harcarlar. Bu bazen hastalık halini alır.Her gün bilerek herhangi bir işi mükemmel olmayan bir şekilde yaparak bu hastalıktan kurtarabilirsiniz.

Toplantılar

Mükemmellik Hastalığı

Kullanabileceğimiz Zaman Çeşitleri

1. Vücudumuza ayırdığımız zamanlar.
2. Boş zamanlarımız.
3. Zevklerimiz için harcadığımız zamanlar.
4. Tüketim için harcadığımız zamanlar.
5. Seyahatlerde geçen zamanlarımız.
6. Dinlenmeye ayırdığımız zamanlar.
7. Sevgiye ayırdığımız zamanlar.
8. Başkalarına ayırdığımız zamanlar.
9. Ailemize ayırdığımız zamanlar.
10. Okumaya ayırdığımız zamanlar.
11. Gelişmemize ayırdığımız zamanlar.y
12. Geliştirmemize ayırdığımız zamanlar.
13. Meditasyon anlarımız.
14. Çocukluğumuzu aradığımız zamanlar.
15. Yalnız kaldığımız zamanlar.

Gerçek Süre Örnekleri

1 Günde	1 Yılda
5 dakika15 dakika1 saat	30 saat91 saat (4 Gün)15 gün
Günde 1 saat 40 yılın sonunda 2 yıl eder.Gecede 8 saat = 4 yılda 4 ay uyumak demektir.

Sizden Kaynaklanan Ve Zaman Kaybına Neden Olan Ögeler

• Kendini değerlendirme biçiminiz
• Yetersiz puanlama
• Olayları önceden kestirmede yetersizlik
• İyi tanımlanmamış amaçlar
• Zamanın işlere kötü(dengesiz-önemleri ile orantısız) bölüşümü
• Yarına bırakma eğilimi
• İşlerin hepsini birden yapma isteği
• Doğrudan size ait yanlışlar
• Ayrıntıya çok önem verme eğilimi
• İşlerin çalışanlar arasında dağıtımında yetersiz kalmak
• Her şeyi ve herkesi bizzat denetleme tutkusu
• Başkalarının yapabileceği işleri-düzenlemeleri bizzat yapmak
• Birilerine uygun olmayan zamanlarda telefon etmek
• Birlikte çalıştığı görevlilerle sık sık tartışmak
• Beklenmeyen ziyaretçilerden yakasını kurtaramamak
• Önyargılar-saplantılar
• Düzensiz heyecanlanmalar
• Disiplinsizlik
• Başkalarını incitmek-küstürmek korkusu
• HAYIR diyememek (çok fazla yumuşak yüzlü olmak)
• Dinlenmesini bilmemek
• Yavaş okumak
• Çevrede  çalışmaya yoğunlaşmayı engelleyen objelerin varlığı
• Herkese çay kahve ikram etmek
• Sürekli makamda oturmak
• Sohbet etmek
• Bitirme tarihini belirleyin
• İlk önce sıkıcı olan işi yapın
• Ödüllendirme sistemi kurun
• İşleri küçük bölümlere ayırın
• Sizi uyaracak biriyle anlaşın

Gecikmelerle  Mücadele

Yukarıdaki hazırlıklar  tamamsa şimdi yapın.

Beklenmedik Aksaklıklar

• Bir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin için gerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarını tespit edin.
• Toplantıya zamanında gidin.
• Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın.Uzun tartışmalardan kaçının.
• Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisinde hazırlayıp listeleyin.

Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür. Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işin zaman ve zamanlama plânlaması yapılmamışsa yaşanır.

Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veya aktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmış tecrübelerinizi gözden geçirin. Tecrübeleriniz ışığında kendinize tarz ve metot belirleyin. Her aktiviteden önce ihtimalleri belirleyin. Bunun için şu sorular sorulabilir.

• Neyin yanlış olma olasılığı vardır ?
• Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ?
• Bu konuda neler yapabilirim ?

Olası Aksaklıklar

Gerçekçi olmayan bir zaman plânı yapılmış veya son anda önceliklerde değişiklik yapılmış olabilir. Personel hata yapabilir veya cihazlar arızalanabilir. Bu durumlarda kesinlikle panik yapmayın. Derin bir nefes alın. Birkaç dakika dinlenip kendinizi dinleyin. O anda öncelikle nelerin yapılması gerektiğini düşünerek alternatifler üretmeye çalışın. Ancak bir aksaklığı giderirken ikinci bir aksaklığa sebep olmayın.

Zorunlu ve gerekli olmayan formaliteleri ve kırtasiyeciliği kaldırın. Kırtasiyecilik iş yapmak ve çalışmak değildir. Çalışır görünmek ve zamanı öldürmektir. Gereksiz kırtasiyeciliğin kaldırılmasıyla zaman tasarrufu yapılmış olur.

Öğle yemeği ve çay saatlerinizi çalışanlarla birlikte geçirin.Size söylemek ve sormak istediklerini bu saatlerde değerlendirip ayrıca size gelip zamanınızı harcamadıkları gibi söylenmesi gerekenleri yemekte aktardıklarından rahatlamış olacaklardır.

Aktardıklarından rahatlamış olurlar.

Kurumdan Kaynaklanan Ve Zaman Kaybına Neden Olan Öğeler

• Başkalarının kendilerini değerlendirme biçimleri
• Diğer çalışanların kötü plânları
• Kurumun genel politikasının olmayışı
• Kurum norm ve değerlerinin gevşekliği
• Öncelikli amaçların başkaların ki ile çatışması
• Yönetimin amaçların önceliklerini çok sık değiştirmesi
• Görev tanımlarının kötü yapılmış olması
• Otorite yokluğu
• Toplantılar
• Göreve geç gelmeler
• Üst makamların kararlarını bekleme
• Kötü iş haberleşme
• Cevap vereceklerin bulunamayışı
• Problemlerin yanlış ya da kötü tanımlanması
• Diğer çalışanların yaptıkları yanlışlar
• Uzayan akran ve müşteri ziyaretleri
• Personel fazlalığı
• Büro personelinin azlığı
• Uzman personelin azlığı
• Yetişmemiş sekreterler – Makam şoförleri
• Olumsuz tutumlar
• Dikkatsizlikler – Başıboşluk – Oyalanma

En İyi Zaman Kullanımı

Günlük programınızı yaparken,enerji konjonktürünüzün aklınızda olması iyi bir fikirdir.Bazı insanların en iyi zamanları sabahın erken vakitleridir. Bazılarının en başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır. Mümkün olduğunca günlük programınızı en iyi zamanınıza denk gelecek şekilde plânlamaya çalışın. Her zaman kontrolü sağlayamazsınız, fakat konsantrasyon ve düşünce gerektiren çalışmaları en iyi zamanınızda yapma fikrini de göz önünde bulundurmalısınız.Eğer en iyi zamanınız sabah ise daha az önemli olan okuma,mektup veya telefonlara cevap verme gibi faaliyetleri öğleden sonraya bırakın.

Zamanı nasıl kullanacağınızı analiz edin.Sonra gereklilik, verimlilik ve uygunluk testleri uygulayarak aktivitelerinizi inceleyin.İşinizin temel unsurlarını belirleyin.Zamanınızı boşa harcayan işleri bir tarafa ayırın ve onlarla uğraşarak onları saf dışı edin.

Zaman yönetiminde size uygun olan plânlama tekniklerine başvurun.Size yardımcı olacak uygun teknolojik cihazlar kullanın.

 

---