Belgeci.com – Bilgi Paylaştıkça Çoğalır

Alert: Alert konusundaki gelişmeler, daha çok gönderilen mesajların içeriğinde göze çarpıyor. Artık bir listeye "Alert Me" diyerek üye olduğunuzda, bir değişiklik veya bir eklenti sonrası aldığınız epostada tam olarak hangi dosyada neyin değiştiği bilgisi size ulaşıyor. Bu sayede bir önceki sürümde bulunan genel mesaj yerine daha spesifik bir bilgi ulaşması, kesinlikle büyük bir artı olarak kabul edilebilir.

Ayrıca Windows Sharepoint Services 2003 ile Office 2003 arasındaki entegrasyondan dolayı Outlook’la gelen uyarı bize farklı bir simgeyle görülüyor. Tabii ki Microsoft ürünlerinde en çok takdir edilen şey, yani ürünlerin birbirleriyle çok iyi entegre olmuş olması burada farklı bir avantaj olarak yine kendini gösteriyor. Dikkat ederseniz resimde de göreceğiniz gibi, içerisine girdiğinizde Create Rule ile gelen uyarılar için özel kurallar tanımlamanız mümkün olabilmekte.

Cross Site Group: Bu kavram Sharepoint ailesi düşünüldüğünde ilk defa karşımıza çıkıyor. Windows Sharepoint Services içinde yaratmış olduğunuz tüm sitelerde ortak olarak kullanabileceğiniz bir grup yaratabiliyorsunuz. Ve böylece, hak vermek istediğiniz bir webpart’a veya bir liste başka sitelerde de gözüken cross site gruplarını ekleme şansınız mevcut.

Storage Space Allocation: Bu bölümde tüm siteler içindeki listelerin içeriklerinin ne kadar yer kapladığını görebiliyoruz. Sistem yöneticileri için son derece güzel ve faydalı bir bölüm, zira 15–20 adet siteniz olduğunu düşünürseniz, hangisinin ne kadar yer kapladığını bilmek inanıyoruz ki birçok problemi çözecektir.

Microsoft’un takım çalışmasını ve iletişim koordinasyonunu geliştiren yazılımı, kullanım konusunda da yenilikler getiriyor. Bu yeniliklere kısaca değinelim:

Formatlı Duyurular: STS 1,0 zamanında en çok aranılan özelliklerin başında giriş yapılan duyurular, event’ler ve benzeri veriler için formatlı yazıların, yani kısacası HTML formatlı girişlerin yapılması geliyordu. Ancak düz metin olarak giriş yapılabiliyordu. Şimdi ise duyuruları ya da girişleri istenen formatta yapmak mümkün.

WebPart Bazında Kullanıcı Hakları Atanması: Daha önceki sürüm diyebileceğimiz STS 1.0’da da bu özellik yoktu. Kısaca özetleyecek olursak, sadece istediğiniz bir kullanıcıya bu sayfalar üzerinde sadece duyuru ekleyebilme ve silebilme hakkı verebiliyorsunuz. Ancak diğer giriş yapılabilecek event bölümleri olsun, doküman paylaşım bölümleri olsun, resim paylaşımı bölümleri olsun, bu kullanıcının oralarda sadece izleyici rolünde olmasını sağlamak artık elinizde. Kısacası her bir webpart’ta ayrı ayrı roller tanımlayabiliyoruz.

Check In – Check Out: Bu işlem Sharepoint Portal Server 2001’den alınan bir özellik olarak göze çarpmakta. Kullanıcı kendi dokümanını, sistem yöneticisi ise tüm dokümanları check out ederek tekrar kontrolden geçmesi için dokümanı kızağa çekebilmekte. Check Out derken kastettiğimiz, dosyanın kimse tarafından açılamaz, içinde çalışılamaz hale getirilmesi. Bunun sonucunda ise dosya sahibi dokümanı düzenleyerek check in eder (tekrar kullanıma sokar) ve böylece doküman tekrar kullanılabilir, siteyi kullanan kişiler için okunabilir olur. Bu işlemlerin sonucunda ise bir diğer önemli bir özellik olan Version history devreye giriyor. Version history, her yapılan değişiklikte dokümanın bir önceki sürümünü bellekte tutarak o belgenin geçmişini kayıt altına alıyor. Kullanıcı isterse tüm bu geçmişi görüntüleyebiliyor ve eğer yapılan değişiklikler başka bir kullanıcı tarafından kazara yok edilmiş ise, dosyanın eski sürümlerinden istenileni seçerek tekrar geri getirebiliyor. Bu özellik, bilhassa çok fazla kişinin tek bir dosya üzerinde iş yaptığı durumlarda hayat kurtarıcı olacaktır.

Request Access: Hak yönetiminin özellikle büyük ölçekli firmalarda güvenlik açısından daha büyük önem taşıdığı, bir gerçek.

Ancak her zaman için sistem yöneticilerinin atladığı, hak vermeyi unuttuğu ya da böyle bir şey söz konusu olmasa bile yeni işe başlamış oldukları için erişim sorunları olan kişiler vardır. Bu özellik sayesinde kullanıcının hakkı olmadığı durumda ilk önce kullanıcıya bir Kullanıcı İsmi/Parola ekranı gelmektedir. Bunun ardından kullanıcı bu ekranı [Escape] tuşu ile geçerse şekildeki ekran karşısına gelecektir. Bu sayede sistem yöneticisine hemen bir e-posta gönderebilir ve yönetici de tek bir e-posta ile bu isteği geri çevirebilir ya da gerekli erişim hakkını verebilir.

Documents And Lists: Bu bölüm sayesinde yaratılmış olan ve varsayılan olarak gelen tüm listelerin ve document library’lerin üzerinde en son ne zaman değişiklik yapıldığı bilgisine ulaşabiliyoruz. Bu özellikle site temizliği yapmaya karar verdiğimizde işimize yarayacak bir özellik. En azından uzun süredir kullanılmayan listeleri bu şekilde ayırt etmek mümkün.

Kolay Kullanım: Bu özellik sistem yöneticilerine zaman kazandırmak için aynı zamanda da hangi özelliğe, hangi sayfadan girileceğini hatırlama zorunluluğundan kurtarmak için düşünülmüş. Örneğin dokümanlarınızdan birinin üzerine farenin imlecini getirip beklediğinizde isim bir açılır listeye dönüşüyor ve o dokümanla ilgili yapabileceğiniz işlemleri içeren tüm seçenekler karşınızda beliriyor. Başka bir sayfaya gitmeden gerekli seçeneklerin bu şekilde karşımıza gelmesi çok pratik ve zaman kazandırıyor.

Hem firmalar içinde takımlar arasında, hem de çalışma grupları içinde ortak çalışmanın, gerek doküman paylaşımı gerekse fikir paylaşımı ve tartışma grupları oluşturmak bakımından ne kadar hayati olduğu gayet açık. Artık bilgi paylaşımının ve güvenliğinin sistem yöneticileri için başlı başına bir iş olduğu bu dönemde, böyle bir ürünün üstelik de ücretsiz olduğu düşünülürse, herkesin intranetinde kesinlikle kullanması gereken, harika bir ürün olduğu ortaya çıkıyor.

Bu konu ile daha yakından ilgilenenlerin Microsoft’un web sitesinden daha ayrıntılı bilgiye ulaşabileceklerini hatırlatarak bu yazımızı da noktalıyoruz…